党委机关公文处理规范化工作实施细则

第一章 总 则

第一条 为使学校党委机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，树立机关的良好形象，根据《中国共产党机关公文处理条例》（1996年5月3日）、《河南省委办公厅关于印发< 关于公文报送和处理的若干规定>的通知》（1998年5月15日）和《河南省委办公厅关于印发< 关于加强公文处理规范化工作的意见>的通知》（2000年4月25日）的有关规定，结合我校实际，制定本细则。

第二条 党委机关公文指党委机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是党委依法领导和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定及学校管理制度，确保机关工作有序运行。

第六条 各机关负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本细则并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

第七条 党委办公室是学校党委机关公文处理的管理机构，主管学校党委机关的公文处理工作并指导各机关的公文处理工作。

第二章 公文种类

第八条 学校党委机关使用的公文种类主要有：

（一）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（三）通知 适用于传达上级机关的指示；发布规章制度；转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；批转下级机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位执行或者周知的事项；任免和聘用人员。

（四）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（六）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复 适用于答复下级机关的请示事项。

（八）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

（九）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第九条 党委机关公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关名称、成文日期、印章、主题词、抄送（抄报、抄发）机关、印发机关、印发日期和附件等部分组成。

（一）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前，其他机关依次排列在后；发文机关标识用红色标识。

（二）发文字号应当依次包括机关代字、年份、序号。发文字号中，年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为01或001），不加“第”字。联合行文的，使用主办机关发文字号。加盖学校印章的文件的发文字号，在发文机关标识下空2行居中排列。

（三）上行文，注明签发人姓名，标注在发文字号右侧适当位置。

（四）公文标题，位于发文字号标识之下。标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中，除法规性文件加书名号外，一般不用标点符号。

（五）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。主送机关标识在标题下空1行，左侧顶格，回行时仍顶格。请示性公文一般只送一个上级机关，如需同时送其他上级机关，应用“抄报”形式。

（六）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件应在正文下空1行左空2字标识。附件顺序号用阿拉伯数字，回行按其顺序顶格。附件应当置于主体之后与主体装订在一起。

（七）公文除不使用发文字号的“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关均应加盖印章。

（八）发文机关是公文的法定作者，应当用全称或者规范化简称，在使用上和主送机关是对应的，其位置在正文末页的右下方。如遇末页无正文的情况，应在该页左上方加括号注明“此页无正文”字样。

（九）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发的日期为准，电报以发出日期为准。成文日期必须用阿拉伯数字写明年、月、日全称，位于发文机关署名右下方。其中，决定、意见等不标明主送机关的普发式公文，成文日期加括号用三号楷体标注于标题下方居中位置。

（十）除会议纪要和印制有特定版头的普发式公文外，公文应加盖机关印章。用印位置要求上不压正文，下要骑年盖月。

（十一）公文如有附注即需要说明的其他事项，应当加圆括号，居左空2字，标识在成文日期下1行。

（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词由类别词、类属词、主题内容、文种组成，一般不超过五个。主题词置于抄送（抄报、抄发）栏上方。

（十三）抄送（抄报、抄发）机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。送上级机关的用“抄报”，同级机关和不相隶属机关的用“抄送”，下级机关的用“抄发”。印刷时间以送印日期为准。印发机关栏右下侧注明印发份数。

（十四）印刷格式。文字从左至右横写、横排。公文用纸一般用A4型（210mm×297mm），左侧装订。一般每页排印22行，每行28个字。印刷字体，文件标题用2号宋体字标识，正文、发文字号、签发人、附件、成文日期、抄送（抄报、抄发）机关、印刷版记用3号仿宋体字标识，文中如有小标题，可用3号楷体字标识；“主题词”三字及冒号用3号黑体字标识，主题词的词目用3号宋体字标识。张贴公文用纸、字大小根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十条 行文力求精简，应当确有必要，注重实效。

第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，做到上下有别，平行机关行文平等，党政分别行文。一般不得越级请示和报告，因特殊情况必须越级请示和报告时，应当抄报被越过的上级机关。

（一）党委机关各职能部门除党委办公室外，不得对外正式行文。但非隶属关系的平行单位职能部门之间的一般业务联系和知照性通知，对一般性来函的函复，可以直接行文。

（二）党委机关各职能部门之间，在各自职责范围内可以相互行文。

（三）党委机关各职能部门的校内行文，内容特别重要的和涉及其他部门职权范围的，应经过党委办公室审核，以党委办公室转发方式行文或以党委办公室名义行文。

（四）党委办公室根据领导的授权，可以向校外有关机关作一般性、事务性公文的行文。

第十二条 凡涉及其他机关职权范围的公文，一定要会签。如意见不一致，应当先行协商，待取得一致意见后方可行文。

第十三条 属于职能部门职权范围内的事务，由职能部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办机关。须经学校党委审批的事项，应以学校党委或党委办公室名义行文。向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第十四条 属于主管机关职权范围内的具体问题，应当直接报送主管机关处理。

第十五条 校内各机关的重要行文应当抄送校党委领导和党委办公室，相关公文应当抄送党委委员。

第十六条 “请示”的公文，应当一文一事，只写一个上级机关，如需同时报其他机关，应当用“抄报”形式。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人个人报送“请示”、“意见”和“报告”。按规定应由主管职能部门审核的请示事项，不得越过主管公文处理的职能部门直接向校领导请示。请示的问题如涉及其他部门，主办单位应主动与有关部门协商，尽可能取得一致意见后会签上报，如双方经过协商仍未取得一致意见，应把分歧和理由一并说明。

第十七条 对不符合行文规则的公文，党委办公室应退回主办机关重新办理。

第五章 发文办理

第十八条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、登记、签发、缮印、校对、用印、分发等程序。

第十九条 草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规，符合党和国家的方针、政策及有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定公文的文种。

（四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引发文机关和标题，后引发文字号。再次引用该公文，可以只引发文字号，不引标题。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（五）结构层次序数，第一层为“一、”，标题用三号黑体字；第二层为“（一）”，标题用三号楷体字；第三层为“1、”，第四层为“（1）”，第五层为“①”，后三级标题可用三号仿宋字体或楷体。

（六）使用国家法定计量单位。

（七）文内如使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（八）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序号和在词、词组、惯用语、缩略语和具有修辞色彩的词语中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（九）草拟、审核、会签、签发公文必须用钢笔、毛笔、蓝黑墨水（或碳素墨水）书写，不得使用铅笔、普通圆珠笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水等容易使字迹褪色、模糊的书写工具书写。除特殊要求外，草拟公文也可用电脑打印。

（十）草拟公文必须使用学院发文稿纸和机关专用稿纸，也可用计算机打印文本。发文稿纸上的标题、发文字号等栏目必须书写清楚，但为便于修改，“正文”栏目不写正文，在栏内空格标注“此页无正文”，正文另纸书写。

（十一）呈送公文审批时，应当同时提供与公文内容有关的、完整的背景材料。

（十二）各类自制公文均由主办机关负责草拟、联系会签、封发等事宜。重要公文应由主办单位负责人主持起草。

第二十条 须由校领导签发的公文，应当由党委办公室复核和送校领导签发。复核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本细则的规定等。会签、核稿要及时。一般情况下，自收到文稿之日起，两天内要会签、复核处理完毕，急件随到随签随核。文稿如复核后经校领导确定不印制的，退回主办机关；如需作较大改动，应当与主办机关有关人员协商或退回主办机关限期修改。

第二十一条 以本机关名义制发的党政上行文，分别由党政主要负责人或者党政主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的党政下行文或平行文，分别由党政主要负责人或者党政主要负责人授权的其他负责人签发。须经而未经校领导签发的公文一律不得下发或上报。凡经领导签发的公文，不得随意更改，如有疑义，可向签发人提出自己的意见，经签发人同意后才能更改。

第二十二条 以校党委名义行文，用“中共平顶山学院委员会文件”的版头。校党委和校行政共同行文，也用“中共平顶山学院委员会”的版头。部门职权范围内的一般性、事务性行文不使用版头。校党委的行文版头统一由党委办公室印制，其他单位不得自行印制。

第二十三条 已复核的公文，应根据公文内容和有关规定，呈送校领导签发，一般性行文按分管范围由分管校领导签发。内容特别重要或涉及多个部门的重要行文，由校主要领导或者主持工作的校领导签发。根据情况，也可在签发之前，先由分管校领导会签。

第二十四条 党委办公室在正式印制公文之前，应当履行主办机关校对和签字认可的程序。经校对需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。

第二十五条 以学校党委名义行文的公文，应当凭主办机关原文稿在党委办公室用印，由主办单位封发。发文时，应当签收登记。公文按发文程序处理完毕后，应当将原文稿和两份正式印制件进行预立卷，年终归档。部门行文，尤其是使用部门发文字号的行文，也应当做好归档和备查工作。

第二十六条 经过批准在报刊上发表的公文，应当视同正式文件依照执行，一般不必另外行文，但应当在报刊发表时注明；经过批准在校园网上公布的公文视为公文内容发布，其下载打印文本或复制文本不作正式文件使用。

第二十七条 发送公文时，应当按其内容确定轻重缓急、秘密等级，并在封发时注明。秘密公文必须交机要交通部门传递，不得以普通邮件寄发。

第六章 收文办理

第二十八条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十九条 收到下级机关上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核，对符合本细则规定的公文，应当及时提出拟办意见报校领导或交有关职能部门办理。需要两个以上机关办理的，应当明确主办机关。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本细则规定的公文，办公室可以退回呈报机关并说明退回的理由。

第三十条 收到上级机关下发或交办的公文，由党委办公室领导提出拟办意见，送校领导批示后办理。

第三十一条 承办机关收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本机关职权范围或者不宜由本机关办理的，应当及时退回交办机关并说明理由。

第三十二条 公文办理中如遇到涉及其他机关职权范围的事项，主办机关应当主动与有关机关协商。如有分歧，主办机关负责人要出面协调；如不能取得一致意见，可以报请党委办公室协调或裁定。

第三十三条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十四条 送校领导批示或交有关机关办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。

第七章 公文管理

第三十五条 公文由各机关办公室文秘人员或指定人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。公文阅读和传达范围按有关规定执行。各机关应当建立健全公文处理的有关制度。

第三十六条 秘密文件未经制发单位批准或授权，不得自行翻印。复制秘密文件必须按规定履行批准手续，建立严格的登记、管理制度，并按原本文件管理，严格控制复制份数和封发范围。严禁复制绝密文件和资料，严禁到营业性复印场所复印带密级的文件和资料。

第三十七条 上级机关可以翻印的公文，下一级机关经负责人或办公室负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和封发范围。

第三十八条 公开发布公文，应当经发文机关批准。公开发布学院公文，应当经党委办公室批准。

第三十九条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章，视同正式文件妥善保管。

第四十条 各机关及人员通过邮件、传真、转交等方式收到上级或外单位给学校的公文，应当及时交党委办公室登记处理；在本校会议上收到发给学校的公文，收文者应及时交党委办公室有关人员登记处理。外出参加会议带回的公文和资料，必须交学校主管机关统一保管。

第四十一条 工作人员调离工作岗位时，应当按照有关规定将个人暂存、借用的公文和资料移交、清退。

第四十二条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经本单位负责人批准，可以销毁。

第四十三条 销毁秘密公文，应当到指定场所，由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第四十四条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交学校档案室。

第八章 公文归档

第四十五条 公文办理完毕，应当按照《平顶山学院档案管理办法》和其他有关规定，将公文定稿、正本、会签稿和重要修改稿等及时整理（立卷）、归档，保证有关材料的齐全、完整。个人不得保存应当归档的公文。

第四十六条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

第四十七条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。

第九章 附 则

第四十八条 本细则自公布之日起执行，以往有关公文处理的文件同时废止。本细则由党委办公室负责解释。