体育系办公室是系行政综合办事机构，主要是为我系教学、科研、训练、竞赛和学生工作做好服务工作，为更好地发挥办公室综合职能作用，提高工作效率，现制定以下工作程序。

一、行政职能部门和业务部门来文的规范

各行政职能部门和业务部门的来文，一律由办公室负责接收，运转，系领导不直接受理。来文由办公室主任签批给负责相应工作的主任或副主任。主任或副主任签批意见后，办公室主任负责督促落实。办公室收到的公文要登记清楚，分办准确，运转及时。

二、文件报送的规范

我系呈送院领导的请示报告以及职能部门的各种文字材料等，必须由系主任审查，签字后由具体承办人员交办公室统一报送。

三、办公用品发放规范

由于系办公经费少，办公用品、物品的发放，应由办公室本着勤俭节约的原则，统一领取、发放。同时做好领取办公用品登记工作。办公用品指的是笔、本、纸、墨水。每人每学期领取物品不得超过5元。

四、印章使用的规范

正确地使用并妥善保管印章，是促进行政工作规范化、程序化的重要保证。向上级部门或各职能、业务部门呈送的报表及各种材料、总结等。需由系主任审阅后，方可盖章，以系名义对外签订的合同书、协议书和开具的证明材料，经系主任审批后，到办公室盖章。