窦效民在筹备工作报告中指出，在院党委的领导下，经过近两个月紧张、有序、高效的运作，党代会的各项筹备工作已基本就绪。一、选举产生了这次代表大会的代表。根据院党委《关于选举中国共产党平顶山学院第一次代表大会代表的通知》的规定，各选举单位选举产生82名代表。二、认真起草院党委、院纪委工作报告。院党委经过研究部署，确定了报告起草的指导思想，即突出政治方向性、战略全局性、工作指导性和鼓舞激励性，并成立了专门起草小组。经过紧张工作，5月底完成初稿。在广泛听取意见和建议的基础上，对报告120余处作了修改，形成初定稿。三、酝酿提出了首届党委和纪委委员候选人预备人选名单。在各基层党组织民主推荐的基础上，党委确定了“两委”委员候选人预备人选名单。四、关于这次大会的规模、议程、时间和组织机构。出席大会的代表有82人，13位特邀代表，6位列席人员，还邀请省委组织部、省委高校工委、省教育厅、平顶山市委以及兄弟院校的领导出席开幕式。大会议程有四项：一、听取和审议中国共产党平顶山学院委员会工作报告；二、听取和审议中国共产党平顶山学院纪律检查委员会工作报告；三、选举中国共产党平顶山学院第一届委员会；四、选举中国共产党平顶山学院纪律检查委员会。大会会期两天半，正式会议两天。

罗士喜同志在报告中指出，这次由全院各选举单位以差额和无记名投票方式选出的82名代表具有广泛的代表性。代表中，各级领导干部和管理人员33名，占代表总数的40.2％；专业技术人员40名，占48.8％；工人2名，占2.4％；学生代表3名，占3.7％；离退休老同志4名，占4.9％；妇女代表20名，占24.4％；少数民族3名，占3.7％。代表中具有高级职称的37名，占57.3％；有硕士以上学历、学位的19名，占23.2％。代表资格审查小组认为，全体代表符合党章和《关于选举中国共产党平顶山学院第一次代表大会代表的通知》的有关规定，符合代表条件，代表资格有效。

会议以举手表决的方式一致通过了代表资格的审查报告、大会主席团建议名单、秘书长建议名单和大会议程（草案）。之后，预备会暂时休会。主席团召开了第一次会议，窦效民同志主持会议。会议明确了大会主席团的任务, 一致通过了大会主席团常务委员会委员建议名单、执行主席分工建议名单、副秘书长建议名单、大会日程安排和大会纪律。

大会主席团常务委员会委员为：许青云、文祯中、窦效民、王洪彬。

大会执行主席分工名单（以姓氏笔画为序）：

6月25日: 王洪彬、文祯中、闫天德、许青云、谷永涛、张清廉（回族）、罗士喜、窦效民。

6月26日: 王洪彬、文祯中、孔祥臣、刘守勇、闫天德、许青云、何梅琴（女）、谷永涛、张国锋、张清廉（回族）、罗士喜、袁桂娥（女）、崔淑敏（女）、窦效民。

大会秘书长为窦效民。

随后，大会秘书长窦效民同志宣读了大会主席团第一次会议通过的大会主席团常务委员会委员建议名单、大会主席团执行主席分工建议名单、副秘书长建议名单，工作人员宣布了大会纪律。

最后，院党委书记许青云同志针对开好这次会议强调指出：一、认识意义，增强责任。认真开好这次代表大会，对于进一步加强党的建设，统一全院党员干部和师生员工思想，振奋精神，干事创业，实现学院发展目标，具有重要的现实意义和历史意义。大家肩负着全院456名党员和近万名师生员工的期望和重托，一定要对历史负责，对全院广大师生员工负责，对学院未来负责，深刻认识这次党代会的重大意义，以高度的政治责任感和历史使命感，努力把会议开好。二、明确任务，牢记使命。这次大会主题鲜明，任务明确，同志们要认真地审议和讨论学院党委和纪委的工作报告。要坚持解放思想与实事求是相统一，对过去的工作做出正确的评价，对今后四年的工作目标和任务进行认真的研究。要畅所欲言，直抒己见，积极为学院的发展献计献策。三、严守纪律，圆满成功。要坚持党性原则，增强组织纪律性，要正确处理好权利与义务的关系、发扬党的民主与加强党的领导的关系，自觉做到个人服从组织、下级服从上级。他指出，中共平顶山学院第一次代表大会日程安排已经被大会主席团第一次会议通过。预备会圆满完成了各项预定任务，开幕式明天上午9时举行。

预备会召开前，还分别召开了各代表团召集人会议、各代表团第一次分团会议和各代表团团长第一次会议。